Najważniejszym dokumentem określającym kierunki rozwoju miasta w wieloletniej perspektywie jest strategia rozwoju. Samorządy miejskie są zobowiązane do jej posiadania na podstawie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Jej stworzenie jest zlecane firmom zewnętrznym lub dokument powstaje w odpowiednich wydziałach urzędów miejskich, a udział mieszkańców ograniczony jest do roli statysty – ewentualnego wypełnienia ankiet oraz udziału w konsultacjach społecznych. Przykłady pokazują, że włączenie obywateli do planowania strategicznego podnosi jego jakość, bo to mieszkańcy wiedzą najlepiej jak ma funkcjonować miasto w którym mieszkają i jakie są lokalne problemy.
Powstanie obywatelskiej Strategii Rozwoju Miasta jest procesem długotrwałym, który może trwać nawet kilkanaście miesięcy. W jego realizacji biorą udział przedstawiciele mieszkańców, lokalni liderzy, przedsiębiorcy i pracownicy organizacji pozarządowych, łącznie nie więcej, niż 50 osób. Ważne, aby grupa ta była odpowiednio zróżnicowana i możliwie jak najlepiej oddawała różnorodność społeczności lokalnej. Każda z osób uczestniczy w jednym lub kilku panelach tematycznych odpowiadających konkretnemu obszarowi funkcjonowania miasta, np. kultury, zdrowia, infrastruktury publicznej, komunikacji itp. Obywatele sami dokonują wyboru obszaru, nad którym będą pracować, co gwarantuje wzrost jakości proponowanych rozwiązań i przyjęcie części odpowiedzialności za rezultaty.
Pierwszym etapem powstania obywatelskiej strategii jest przeprowadzanie ankiet wśród mieszkańców miasta, które pozwolą na określenie lokalnych problemów i oczekiwań społecznych.
Na ich podstawie oraz według wiedzy uczestników procesu określane są dla każdego obszaru tematycznego wizja (jak sytuacja ma wyglądać za kilka lat) i przeszkody (jakie problemy stoją na drodze do realizacji określonej wizji). Na dalszym etapie prac generowane są rozwiązania (co należy zrobić aby zwalczyć przeszkody) i pojawia się plan działania wraz z zarysem harmonogramu realizacji. Sama praca nad strategią odbywa się w formie cotygodniowych spotkań grup zajmujących się poszczególnymi obszarami, pomiędzy którymi odbywają się dyskusje poprzez media internetowe, np. utworzone do tego celu forum. Aby usprawnić komunikację niezbędna jest pomoc moderatorów, którzy po zakończeniu każdego z etapów, np. po określeniu wizji, zbierają informacje i przekazują członkom innych grup tematycznych. Przynajmniej raz w miesiącu powinno odbywać się spotkanie wszystkich osób zaangażowanych w proces tworzenia strategii, aby można było przedyskutować wyniki prac w poszczególnych grupach i zgłosić swoje uwagi. Po określeniu dla każdego etapu wizji, problemów, rozwiązań i planu działania następuje etap spotkań z przedstawicielami urzędu miejskiego, aby dokonać konsultacji proponowanych rozwiązań pod względem prawnym i zdolności samorządu do ich realizacji. Następnie zaproponowane przez mieszkańców działania powinny zostać włączone do istniejącej strategii jako jej uzupełnienie i wzbogacenie. W przypadku braku woli do współpracy ze strony urzędu należy odwołać się do innych instytucji samorządowych (Rady Miejskiej) lub zastosować dostępne środki bezpośredniej inicjatywy obywatelskiej.
Główną wadą proponowanego rozwiązania jest jego czasochłonność, dużo większa, niż przy tradycyjnym, eksperckim sposobie tworzenia strategii oraz odpowiedni kapitał społeczny niezbędny do jego realizacji. W zamian jednak otrzymujemy strategię, która w największym stopniu odpowiada oczekiwaniom społecznym, a udział mieszkańców w jej tworzeniu zwiększa szansę na jej późniejsze bezkonfliktowe wdrożenie.
